¿Qué es una hoja de cálculo?
Una hoja de cálculo o planilla
electrónica es un tipo de documento, que permite manipular datos
numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas
compuestas por celdas (las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional
de filas y columnas).
La celda es la unidad básica de
información en la hoja de cálculo, donde se insertan los valores y las fórmulas
que realizan los cálculos. Habitualmente es posible realizar cálculos complejos
con fórmulas y/o funciones y dibujar diferentes tipos
de graficas.
Estructura y funciones de una hoja de
cálculo:
Terminología básica y especificaciones:
Para usar una hoja de cálculo es necesario
conocer su terminología:
El libro es el archivo o
documento (formato .ods) que crea Calc y contiene una o varias hojas de
cálculo.
La hoja se divide en filas y columnas,
formando una cuadrícula en la que cada cruce da lugar a una celda. Las
columnas se identifican mediante una secuencia de letras desde la A y la fila
con una secuencia de números desde el 1. La celda se identifica con la letra de
la columna y el número de la fila.
Referencia a celdas. Las operaciones
que se realizan con una hoja de cálculo afectan a celdas o bloques de celdas
(rangos).
Estas referencias pueden ser de
tres tipos:
- Referencias relativas. Por defecto son relativas. Si copiamos una fórmula con referencias relativas, la fórmula cambiará dependiendo del lugar donde se copie.
- Referencias absolutas. Si copiamos una fórmula con referencias absolutas, la fórmula no variará. Para que la referencia a la celda sea absoluta hay que anteponer el signo $ a la letra y al número (ejemplo: $A$1).
- Referencias mixtas. Si pones el signo $ delante de la letra, fijas la columna y si sólo lo pones delante del número, fijas la fila.
Los datos se introducen en las
celdas, creando tablas. Si cometes algún error, el programa te lo indicará
con una serie de claves:
##### El ancho de una columna no es
suficiente o se utiliza una fecha o una hora negativa.
#¡NUM! Se ha introducido un tipo de
argumento o de operando incorrecto.
#¡DIV/0! Se divide un número por
cero.
#¿NOMBRE? Calc no reconoce el texto
de la fórmula.
#N/A Un valor no está disponible para
una función o fórmula.
#¡REF! Una referencia de celda no es
válida.
Capacidad de la hoja de trabajo. Numero de filas y columnas:
- Número total de filas y de columnas de una hoja de cálculo
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1.048.576 filas por 16.384 columnas
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En función de la memoria disponible | |
| Límites máximos de almacenamiento en memoria y tamaños de archivos para libros del modelo de datos El entorno de 32 bits está sujeto a una limitación de 2 gigabytes (GB) de espacio de direcciones virtuales, compartido por Excel, el libro y los complementos que se ejecuten en el mismo proceso. La parte de dirección del modelo de datos podría alcanzar de 500 a 700 megabytes (MB), pero podría ser inferior si se cargan otros modelos de datos y complementos.
Los menús bajo el punto funcional.
Jose M. Partes de la Hoja de Cálculo.
• Las
celdas son las unidades básicas de almacenamiento de información en las
hojas de cálculo. Cada celda puede contener un dato que, como se comentó en la
introducción, puede ser un dato constante1 (en adelante, simplemente constante)
o una fórmula, lo que confiere a la celda un valor.
• Las
líneas de división son las líneas horizontales y verticales que forman la
cuadrícula de la hoja de cálculo. Aunque en cada momento la ventana sólo nos
permita ver unas pocas celdas de esta cuadrícula, una hoja contiene más de cuatro
millones (65.536 filas por 256 columnas).
• Las etiquetas de filas y columnas
permiten identificar cualquier celda de la hoja de cálculo. Por ejemplo, la
celda C10 es aquélla que se encuentra en la intersección de la fila 10 con la
columna C.
• La
celda activa es aquélla sobre la que está situado el cursor de celda
(rectángulo de borde más grueso que rodea siempre a una de las celdas) y es la
celda sobre la que, por defecto, se aplicarán las órdenes que se ejecuten.
• La barra de título contiene el nombre del programa (Microsoft Excel) y el del libro con el que se está trabajando.
• El menú de control permite, entre otras
cosas, salir del programa simplemente haciendo doble clic con el ratón sobre
él. Si quieres ver otras opciones de este menú, haz clic en él.
• La
barra de menús contiene ocho menús desplegables, más el menú de ayuda.
Haciendo clic sobre cada uno de ellos se visualizan sus correspondientes
órdenes. Si hay órdenes en el menú que aparecen en color gris apagado, es
debido a que en ese momento no son aplicables
•La
barra de herramientas permite que las órdenes de uso más frecuente resulten
accesibles de forma más cómoda. Por ejemplo, se puede ejecutar la orden Guardar
de menú Archivo con sólo hacer clic en el botón de la barra de herramientas que
representa a un disquete.
• La barra de estado presenta información
acerca de la orden seleccionada o indica si se está llevando a cabo alguna
operación como, por ejemplo, abrir o guardar un fichero.
En
este punto damos los primeros pasos a la hora de trabajar en una hoja de
cálculo, viendo cómo abrir una hoja de cálculo, como introducir datos en una
celda, cómo desplazarse entre las celdas, cómo seleccionar un conjunto de
celdas y cómo editar los datos contenidos en una celda para su posterior
modificación. Estudiaremos también cómo crear, guardar, abrir y cerrar libros
de trabajo y cómo crear y eliminar hojas de cálculo dentro de los mismos.
Manejo de ficheros.
Excel permite tener varios libros de trabajo
abiertos simultáneamente. Así, en el menú Archivo, Excel ofrece las opciones:
•
Nuevo, que permite crear un nuevo libro de trabajo.
•
Abrir, que permite comenzar a trabajar con un libro previamente guardado en
disco y la opción Cerrar, que permite cerrar el libro de trabajo activo cuando
ya no se desea trabajar con él por un tiempo.
•
Archivo Guardar y Archivo Guardar como para efectuar la grabación del libro
activo en disco, con la diferencia de que Archivo Guardar como da la
oportunidad de especificar el nombre con el que se desea guardar el libro, así
como en qué directorio y con qué tipo de archivo (por ejemplo, como un libro de
trabajo de una versión anterior de Excel).
•
Salir de la hoja de Cálculo (también se puede utilizar el cuadro de control de
la ventana), en el caso de que se haya hecho alguna modificación y no se haya
guardado, preguntará si deseamos guardar los cambios en el documento. Hacemos
"clic" sobre la opción que corresponda y saldremos de la hoja de
cálculo.
A
continuación tenemos dos ejemplos de cuadro de diálogo el primero con la opción
de Abrir un archivo Excel y el segundo con la opción Guardar como.
 
Extraído de: http://www3.uji.es/~gould/practica1-excel1-807.
NOTA
IMPORTANTE: Es conveniente ir guardando la Hoja de
Cálculo, ya que si el ordenador pierde la corriente o se produce un fallo del
sistema quedando bloqueado, perderemos los cambios que se hayan realizado desde
la última vez que se utilizó dicho
Introducción y edición de fórmulas.
Introducir formulas con referencia a celda
es una técnica que se asume que todos los estudiantes ya conocen. Después de teclear “=”, Excel espera un formula, y se
puede hacer una referencia a celdas tecleándola o automáticamente al hacer clic
en la celda. El asistente de funciones (disponible al hacer clic en el botón fx
en la barra de herramienta estándar) puede ser usado para asegurar la sintaxis
apropiada. Las formulas introducidas de esta manera pueden ser editadas al
seleccionar la celda y presionando F2. Cuando se edita usando F2, Excel usa código de colore en la celdas
usadas para ayudar en la edición o corrección. Una técnica aún más poderosa
para programar es el uso de los rangos o con rótulos.
EXCEL Funciones Básicas
Contenido
Definición
Las funciones, son fórmulas predefinidas formadas por unos valores llamados argumentos, que forman parte de una estructura u orden determinado, llamado sintaxis, y que sirven para realizar cálculos y darnos un resultado. Pueden ejecutar cálculos simples o complejos. 
♣ Funciones Básicas • MAX: Es una de las
funciones estadísticas de más utilizadas en Excel. MAX representa las tres
primeras letras de la palabra MAXIMO y se utiliza para encontrar el número más
grande, mayor o máximo en una lista de valores o argumentos.
♣ MIN: Es una de las funciones
estadísticas de más utilizadas en Excel. MIN representa las tres primeras
letras de la palabra MINIMO y se utiliza para encontrar el número más pequeño,
menor o mínimo en una lista de valores o argumentos.
♣ SUMA: Como su nombre lo indica, suma los
números en un rango de celdas. SUMA es la función más popular de Excel.
♣ PROMEDIO: Es una de las funciones
estadísticas de más utilizadas en Excel. PROMEDIO se utiliza para encontrar la
media aritmética en una lista de valores o argumentos.
♣ CONTAR: Es una de las funciones
estadísticas de más utilizadas en Excel. CONTAR se utiliza para determinar el
número total de elementos que contiene un conjunto o arreglo de celdas cuyo
contenido sean números o una representación de un número. Por ejemplo, un
número entre comillas, como “1”.
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